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Projektmanagement nach PMI: IT Outsourcing mit Jira und Confluence Teil 3

Teil 3

Es emphielt sich, die Beschreibungen selbst mit JIRA zu verfolgen, da die SREENSHOTS sich nicht so groß darstellen lassen.

 

Aus Sicht des Bearbeiters eine Aufgabe als „in Progress oder Done“ anzeigen.

Der Schalter „Fortschritt starten“ muss betätigt werden um den Vorgang „In Arbeit“ zu kennzeichnen (Je nach Arbeitsablauf, der hinterlegt ist. Am Anfang könnte auch der Schalter „Jetzt geht’s los“ stehen, falls Sie den Arbeitsablauf individuell gestaltet haben). Nach der Aktivierung können Sie diesen dann auch wieder stoppen, falls Sie längere Zeit pausieren. Es kommt ja auch mal vor, das plötzliche Krankheit oder ein wichtiges Ereignis die Arbeit unterbricht.  Auch im „Taskboard“ wechselt der Vorgang in die mittlere Spalte „In Arbeit“.

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Bevor Sie „Fertig“ reporten können, sollten zwischenzeitlich verschiedene Zustände als „Status“ reportet werden. Die Zustände ergeben sich über

  • Ursprüngliche Schätzung (Basisplan; EVM = Time at Completion TAC)
  • Protokollierte Arbeit (IST – Aufwand; EVM = Actual time )
  • Verbleibende Schätzung (Restwertschätzung; EVM = Time to Completion TTC; Allerdings interpretiert JIRA dies etwas anders: In der „Verbleibenden Schätzung“ wird die „Protokollierte Arbeit“ mit eingerechnet. Erst in dem Feld „Abweichung“ wird TTC kenntlich. Bei der Zeitverfolgung des Bearbeiters, kann man die Option „Unteraufgaben einschließen“ deaktivieren. )

o    (EVM = Earned Value Management)

Die „Ursprüngliche und Verbleibende Schätzung“ finden Sie unter „Bearbeiten“ wenn Sie einen Vorgang markiert haben. Die „Protokollierte Arbeit“ finden Sie unter dem „Aktionsschalter …

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Wenn Sie die „Automatische Anpassung“ beibehalten, setzt JIRA dies in der Zeiterfassung automatisch um:

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Protokollieren Sie bspw. weitere 3 Tage, addiert JIRA dies in der Zeitverfolgung „Protokolliert“ auf und „Verbleibend“ ab:

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Unter „Fertig“  kann ein  „Kommentar“ ausgewählt werden und im „Textfeld“ näher beschrieben werden.

Diese Art der „Fertig – Meldung“ ist aber abhängig von dem Vorgangstyp. In dem oberen Beispiel handelte es sich um eine Aufgabe oder Unteraufgabe. Dies wird auch bezogen auf den Arbeitsablauf deutlich:

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Überwachung durch den Projektleiter

JIRA ist primär ein Tool, das auf Teamebene funktioniert. Ressourcenplanung, strategische Sichtweisen oder Earned Value

 

Management bspw., ist nur unter zur Hilfenahme von add ons möglich. Auch Aufwände und Kosten sind nicht überwachbar. In JIRA ist Dauer = Aufwand“, weil Sie in der Regel nur einen Bearbeiter zuordnen können. Auch wenn Sie ein Team von 5 Leuten zuordnen, JIRA rechnet nur mit der Dauer, bspw. 3 Tage.

MS-Project würde „3 x 5 x 8 = 120h“ rechnen. Die 120 Stunden multipliziert MS-Project mit den Stundensätzen der Ressourcen, so dass Sie die Kosten der Manpower für ein Projekt in einer Statistik ablesen können.

Aus Sicht des Projektleiters können Analysen unter „Zusammenfassung“ vorgenommen werden.

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Auf der linken Seite erhalten Sie eine Zusammenfassung aller Aktivitäten aller aktiven Mitarbeiter. Rechts eine sehr komprimierte Übersicht der bisherigen Ergebnisse.

Anstatt der Priorisierungen können Sie sich auch anzeigen lassen, welche Bearbeiter noch keine Lösungen erzeugt haben.

Darüber hinaus können Sie auch rechts unten auf eine komplexere Statistik um Switchen, die auf dem nächsten Bild nicht vollends abgebildet ist.

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Im oberen Bereich finden Sie weitere dezidierte Verlinkungen zur Analyse des Projekts:

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Beispiel: „Nicht erledigt“. Oben rechts können Sie die selektierten Aufgaben bspw. nach Excel exportieren.

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By the way: „Bulk Change“ ist nur für agile Projekte relevant. Man kann damit Vorgänge nachträglich in einen „Sprint“ integrieren“.

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Hier schreibt Renee Ossowski, PMP

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