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Projektmanagement nach PMI: IT Outsourcing mit Jira und Confluence Teil 4

HipChat Diskussion     

HipChat ist eine weitere Anwendung, die Sie in JIRA integrieren können. Sie können dort öffentliche und private Räume erstellen, in die Sie eine bestimmte Klientel einladen können, mit Ihnen zu chatten. Sie können einzelne Vorgänge bestimmten Räumen zuordnen.

Berichte als Überwachungs – Werkzeug

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Sie sehen oben nur einige der möglichen Standard Berichte. Die meisten sind jedoch auf agiles Projektmanagement ausgerichtet.

Ein brauchbarer Bericht ist der „Zeitverfolgungsbericht“:

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Falls Sie schon „Versionen“ angelegt haben,  können Sie eine Version auswählen. Eine neue Version kann notwendig sein, wenn es zu erheblichen Änderungen gekommen ist. Es bringt ja nichts, ein Projekt zu überwachen, dass kaum noch mit dem ursprünglichen Plandaten vergleichbar ist.

Nach jetzigem Stand meiner Erkenntnisse, funktioniert „Versionen“ nur mit den Arbeitsabläufen zur Softwareentwicklung. Diese Arbeitsabläufe sind aber nicht in JIRA Core enthalten. Speichert man in JIRA Core eine Version, sind grundsätzlich keine Vorgänge enthalten. Also eine leere, unbrauchbare Version.

Wir nehmen alle „Unteraufgaben“ mit auf. Bei dem folgenden Beispiel wurde in dem Projekt nur ein Vorgang mit zwei Unteraufgaben erzeugt. Alle drei Vorgänge finden im gleichen Zeitraum statt und sind mit der Ressource „Heinz Heinrich“ besetzt. Auf dem orangenen Balken zeigt ein grüner Balken den Anteil der fertig gestellten Vorgänge an. Da kein grüner Balken zu sehen ist, wurden noch keine Vorgänge fertig gestellt.

Der blaue Balken zeigt die Abweichung zur ursprünglichen Schätzung. Da er gleich lang wie der orangene Balken ist, gibt es keine Abweichung (siehe nächste Bild).

Nebenbemerkung:

  1. Obwohl Heinz Heinrich zu allen Vorgängen zugeordnet ist und die Vorgänge alle im gleichen Zeitraum stattfinden, meckert JIRA nicht. In MS-Project wäre Heinz jetzt maßlos überlastet. Sie können Heinrich auch noch in diversen anderen Projekten im gleichen Zeitraum verplanen, JIRA gibt Ihnen keinen Hinweis.
  2. Ein MS-Project User würde erwarten, dass der Vorgang Test2-1 als übergeordneter Vorgang, die Dauer aus der Summe der beiden Untervorgänge errechnet. JIRA rechnet aber nicht nur die Summe der Untervorgänge, sondern auch die Dauer des Test2-1 Vorgangs mit in die Summe hinein.

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Im nächsten Bild hat Heinz den Untervorgang „Küche“ in 2 Tagen fertig gestellt. Der grüne Balken berechnet den Fortschritt (2Tage) mit 28%. Blauer und Orange-Grüner Balken sind gleich lang. D.h. wir sind genau im Zeitplan („Wobei der Autor diese Art des Projektcontrollings eher als „Spielkram“ bezeichnen würde. Für ganze kleine überschaubare Projekte sicherlich brauchbar, sonst aber eher nicht“). In dem Feld „Geschätzte Restzeit“ wird jetzt 0 angezeigt, in dem Feld „Benötigte Zeit“ (im Sinne von verbraucht) 2 Tage.

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Heinz meldet jetzt für den „Wohnzimmer Vorgang“ „1 Tag benötigt“ und 4 Tage „Geschätzte Rest Zeit“, wobei es gemäß dem EVM 3 Tage sein müssten. JIRA rechnet die „Benötigte Zeit“ in die „Geschätzte Rest Zeit“ mit hinein, was dann eher als „Geschätzte Gesamtzeit“ bezeichnet werden müsste. Der grüne Balken zeigt jetzt 30%. D.h. er berechnet die Fertigstellung auf Basis der neuen Schätzung, die über die bisherige Dauer hinaus geht, sonst müsste der Wert über 50% liegen. Der blaue Balken ist

 kürzer, d.h. wir liegen im Zeitplan um 42% zurück. Ebenfalls auf Basis der neuen Schätzung. Ganz am rechten Rand in der Spalte „Abweichung“ wird die Gesamtabweichung in absoluten Zahlen dargestellt. Um dies zu vermeiden, also die %ualen Anteile auf Basis der neuen Schätzung zu berechnen, sollte man nach einer signifikanten Veränderung der Planwerte (ursächlichen Werte) eine neue Version gespeichert werden, die in der Zeitverfolgung ausgewählt werden kann (Dieses Feature bedarf einer weiteren Klärung). Dann kann die alte Version bleiben wie sie ist.

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Hier schreibt Renee Ossowski, PMP

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